Konec papíru, elektronická kniha jízd se stává novým standardem
Kdo někdy vypisoval papírovou knihu jízd, zvlášť po delší době nebo u auta s více šoféry, ví, jaké to bylo peklo. Elektronická kniha jízd je ve spojení s GPS administrativně mnohem jednodušší, vedení firem pak dává lepší kontrolu nad autoparkem. Je také příkladem toho, že i menší a střední firmy v posledních letech dohánějí náskok větších podniků v oblasti digitalizace.
Podle odborníků k tomu přispívá širší nabídka dostupných řešení, včetně možnosti propojení monitoringu vozidel s tankovacími kartami či účetními systémy. Elektronická kniha jízd nabízí také úsporu administrativy a neprůstřelné záznamy, které obstojí i při daňové kontrole.
Pokud firma nebo OSVČ uplatňuje do nákladů výdaje spojené s provozem vozidla, musí být schopna prokázat, že vozidlo bylo používáno pro služební účely. „To je klíčové zejména u DPH a u vozidel používaných i k soukromým účelům, kde se uplatňují limity a krácení odpočtu. Bez spolehlivé evidence jízd se podniky vystavují riziku doměrků nebo sporů s finanční správou. Elektronická evidence je v tomto směru nejsnazší a nejprůkaznější,“ říká Gabriela Ivanco, daňová poradkyně společnosti Forvis Mazars.
Elektronická kniha jízd: V čem je lepší?
Na první pohled se může „ruční“ evidence jízd jevit pro menší firmu jako dostačující. V praxi je ovšem lidský faktor často zdrojem zbytečných chyb a neúplných nebo nepřesných údajů. Papírové záznamy lze snadno přepisovat, což může vést k jejich zpochybnění při kontrole. Ruční vyplňování je zdlouhavé a zaměstnance zbytečně zatěžuje. V neposlední řadě hrozí ztráta nebo poškození papírové knihy jízd.
Menší firmy reagují na digitalizaci pragmaticky. Zatímco dříve panovaly obavy z nákladů či z „monitoringu“ zaměstnanců, dnes převládá spíše pozitivní přístup. „Rozhoduje úspora času, snížení administrativy, a hlavně jistota při případné kontrole. Odpor přetrvává jen tam, kde se obávají zásahu do soukromí řidičů – v praxi se to ale řeší anonymizací nebo jasnými pravidly pro zaměstnance,“ doplňuje Gabriela Ivanco.
Díky modernímu řešení si dnes mohou elektronickou knihu jízd dovolit nejen velké společnosti, ale i menší firmy či jednotliví živnostníci. „Zařízení do vozidla pořídíte symbolicky například za 1 Kč a měsíční provozní poplatek začíná na 159 Kč za vozidlo. Za necelé dva tisíce ročně tak získáte nástroj, který vám ušetří hodiny administrativy, zajistí naprostou přesnost záznamů a dodá jistotu a klid při kontrole z finančního úřadu, což je k nezaplacení,“ říká Martin Šaroch, obchodní a marketingový ředitel společnosti SHERLOG Technology, s tím, že zákazníci dnes požadují komplexní a sofistikované systémy, které jim umožní kromě správy vozového parku i zabezpečení a ochranu vozidel.
Správa flotil se rychle posouvá od pouhého sledování pohybu aut ke komplexnímu řízení celé mobility. Firmy dnes chtějí nejen vědět, kde se jejich vozy nacházejí, ale hlavně optimalizovat náklady, zvyšovat efektivitu a plnit stále přísnější ekologické požadavky. „Telematické systémy se stávají běžnou součástí správy vozidel také u menších firem. Monitoring vozidel si podnikatelé pořizují nejen pro automatické generování knihy jízd, ale aby bylo v případě potřeby také možné zjistit, kde se zaměstnanec nachází a historicky nacházel v případě nejasností,“ říká Damir Duraković, generální ředitel společnosti Axigon, která se zaměřuje na komplexní služby v oblasti firemní mobility.
Jen informace, že se ve vozidle nachází GPS monitoring, dle odborníků funguje na zaměstnance jako velmi dobré „placebo“, které zvyšuje efektivitu a šetří náklady. Telematika umožňuje optimalizovat trasy i monitorovat doplňování i spotřebu paliva. “Další stupněm optimalizace je automatický import transakčních dat z tankovacích karet do monitorovacího systému. Řešení, které jsme vyvinuli ve spolupráci se společností Sherlog, poskytuje okamžitou kontrolu na denní bázi,“ uzavírá Damir Duraković.
Zdroj: Axigon
