Efektivní a hospodárná správa vozového parku

Většinu z prodeje automobilů stále míří do firem a k živnostníkům. Vhodná správa vozového parku prostřednictvím specializovaných společností může přinést nemalé výhody než vyjednání atraktivních podmínek pronájmu nebo leasingu automobilů. Łukasz Jania, majitel společnosti Jania Fleet Mobility, nám v rozhovoru vysvětluje, v čem taková činnost vlastně spočívá.

Co je to vlastně správa vozového parku? Na jaké služby se zaměřuje vaše společnost?

Našim klientům nabízíme outsourcing oddělení vozového parku. Nejenže uleví zaměstnancům, ale také poskytne profesionální servis, poradenství a maximální snížení nákladů na údržbu firemních vozů. Je to trend dnešní doby, kdy většina firem nemusí na přepravu dokumentů zaměstnávat vlastní řidiče, ale využívá služeb kurýrních společností. Stejně jako firmy nezaměstnávají na úklid kancelářských prostor jednotlivé lidi, ale úklidové firmy. Podobně je to s účetnictvím a lidskými zdroji.

Outsourcing se ve správě vozového parku objevil před několika desítkami let. Spočíval především v tom, že si firma pronajala vozidlo pro jiného provozovatele. Veškeré záležitosti spojené s běžnou službou, jako je servis, pojištění, likvidace škod nebo výměna pneumatik, byly a jsou na straně společnosti, která vozidlo pronajímá. V té době šéfové mnoha společností z oblasti CFM (Car Fleet Management), a to i v případě podniků vlastnících velké vozové parky, tvrdili, že není potřeba, aby vozový park spravoval člověk. Po několika letech se však ukázalo, že takový člověk je potřeba, ale tato pozice byla již dávno zrušena. Tehdy se lidé začali poohlížet po společnostech z oblasti správy vozového parku. Tento model je v současné době velmi oblíbený v západní Evropě.

A co menší podnikatelé, kteří mají ve firmě několik desítek vozidel?

V případě menších vozových parků se o ně často stará majitel. Vždyť každý člověk se v autech vyzná, nebo si to alespoň myslí. Správa vozového parku však není jen o vyjednávání při nákupu nových vozů. Později uživatelé často volají svému šéfovi s různými problémy. Např. kde vyměnit olej v autě, co dělat v případě havárie, poruchy apod. Takových problémů s postupem času přibývá. A přesto by se měl podnikatel soustředit na rozvoj podniku, nikoli na správu firemních automobilů.

Proto jsou tyto povinnosti často delegovány na jinou osobu ve firmě: asistentku, administrativu apod. Tito lidé mezitím vykonávají svou základní práci a často nevědí, jak řídit vozový park. Proto předáním těchto povinností profesionální společnosti pro správu vozidel vyřešíte všechny výše uvedené problémy. Společnost získává péči zkušeného správce vozového parku, který je všem uživatelům vozidel k dispozici na telefonu. Takový správce spravuje vozidla bez ohledu na formu jejich financování, Tj. bez ohledu na to, zda se jedná o dlouhodobý pronájem, leasing nebo nákup za hotové. V každém z těchto případů jsou zajištěny všechny provozní aspekty.

Může se stát, že se o vozový park stará majitel, jeho asistent, někdo z administrativy nebo oddělení dopravy bez patřičných kompetencí. Naše společnost má tým vysoce kvalifikovaných zaměstnanců, oddělení Back Office, které se stará o údržbu systému, analýzu dat a tvorbu zpráv, a také oddělení autorizace oprav a likvidace pojistných událostí. Náš manažer vozového parku pracuje v týmu a má podporu i od ostatních manažerů vozového parku ve společnosti. Je třeba si uvědomit, že jeden správce vozového parku na plný úvazek není schopen sám zvládnout velký vozový park. A na druhou stranu ve firmách často spravuje vozový park příliš mnoho lidí, což generuje velmi vysoké a zbytečné náklady. Kromě toho má placený správce vozového parku jeden měsíc dovolené ročně a může si vzít dovolenou atd. V naší společnosti dochází k zastupitelnosti zaměstnanců, takže služba je nepřetržitá.

Samozřejmě, v tomto případě bude postaráno o provozní záležitosti, ale co strategické cíle?

Jednou z důležitých záležitostí je takzvaná „politika vozového parku“ nebo „pravidla pro používání služebních vozidel“. Otázkou je, zda byl takový dokument ve firmě podnikatele dříve vytvořen. Externí společnost nejenže připraví a doporučí změny stávající dokumentace, ale také na základě referenčních údajů dokáže poradit s výběrem modelů automobilů a jejich financováním, které jsou pro potřeby podnikatele nejvhodnější. Zákazník navíc získá celý balík dalších „výhod“. Např. pravidelné reporty, systém s přístupem k datům, aplikace pro uživatele vozů a přístup k nákupním skupinám pro služby vozového parku.

Taková služba je asi hodně nákladná a značně zatěžuje rozpočet podnikatele?

Naše zkušenosti ukazují, že externí společnost je schopna v závislosti na velikosti a formě financování vozidla ušetřit 10 až 20 % nákladů na provoz vozidla. Na základě našich zkušeností, po analýze dat zákazníka, dáváme záruku, že ročně vygenerujeme minimálně tolik úspor, kolik stojí naše služba, takže zákazník má vlastně takovou službu zdarma a navíc jeho vozový park funguje efektivně a účelně.

Osvědčené metody, jak udržet náklady na uzdě

Vaše společnost funguje již více než deset let a letos slaví 10. výročí. Můžete uvést příklady velkých společností, které se rozhodly outsourcovat svůj vozový park a nechat jej spravovat společností Jania Fleet Mobility?

Nerad bych jmenoval nějaké konkrétní firmy, protože ne každá společnost si to může přát. Ale mohu říci, že mezi naše klienty patří velké společnosti z telekomunikačního, farmaceutického, maloobchodního i výrobního sektoru. K této skupině se v blízké budoucnosti připojí mnoho dalších menších i větších společností.

Takže Jania Fleet Mobility si nemůže stěžovat na nedostatek práce a nových zákazníků?

Určitě ne. Přestože žijeme v těžké a složité době, zaznamenali jsme rostoucí zájem o naše služby. Obracejí se na nás společnosti vlastnící několik set vozidel, ale i mnohem menší. Společnosti, jako je Jania Fleet Mobility, mají osvědčené metody, které pomáhají optimalizovat náklady na údržbu vozového parku již ve fázi jednání s dodavateli a následného provádění úkolů spojených se správou, servisem, opravami vozidel, výměnou pneumatik, pojištěním a palivovými kartami. K tomu se přidávají reporty o nákladech a možném zneužití zaměstnanců.

Stojí za zmínku, že spoléhání se na profesionálního správce vozového parku umožňuje zákazníkovi nejen mít „klid na duši“ a nestarat se o firemní vozy, ale také maximálně optimalizovat provozní náklady společnosti. Pokud zákazník financuje vozový park na základě dlouhodobého pronájmu, společnost Fleet Mobility se stará o dohled nad smlouvou s poskytovatelem operativního leasingu, podporuje uživatele a stará se o efektivní využívání firemních vozů a zajištění mobility zaměstnanců. Všechny tyto činnosti vedou k měřitelným úsporám pro společnost klienta.

-red-